Organizacja imprezy firmowej to nie tylko logistyka, catering i harmonogram atrakcji. To również wyjątkowa okazja do budowania wizerunku, integracji zespołu i prezentacji kultury organizacyjnej. Dlatego warto zadbać o profesjonalne uwiecznienie tego typu wydarzenia. Dobrze przygotowana dokumentacja – fotograficzna, filmowa lub multimedialna – może służyć nie tylko jako pamiątka, ale także jako skuteczne narzędzie marketingowe i employer brandingowe.

W tym artykule przedstawiamy sprawdzone sposoby na dokumentowanie imprez firmowych, z uwzględnieniem najnowszych trendów oraz wsparciem profesjonalistów, takich jak Bartek Grzegorczyk – specjalista w zakresie fotografii eventowej i reportażowej.

Spis treści

1. Dlaczego warto dokumentować imprezy firmowe
2. Jakie formy dokumentacji sprawdzają się najlepiej
3. Fotografia eventowa – co ją wyróżnia i komu ją zlecić
4. Film z imprezy firmowej – relacja, klip, teaser
5. Nowoczesne formaty – fotobudka, relacja live, drony
6. Jak przygotować wydarzenie pod kątem dokumentacji
7. Publikacja i wykorzystanie materiałów po imprezie
8. FAQ – najczęściej zadawane pytania o dokumentację wydarzeń firmowych
   

Dlaczego warto dokumentować imprezy firmowe

Profesjonalna dokumentacja imprezy firmowej pełni kilka istotnych funkcji:

• wzmacnia tożsamość i kulturę organizacyjną
• wspiera działania employer brandingowe
• stanowi atrakcyjny materiał do social mediów i raportów wewnętrznych
• buduje relacje z partnerami i klientami
• pozwala uczestnikom wracać do wspólnych wspomnień
  

Wizerunek nowoczesnej, zintegrowanej firmy można skutecznie budować nie tylko poprzez działania PR, ale także poprzez spójne, wysokiej jakości zdjęcia i filmy z wydarzeń firmowych.

Jakie formy dokumentacji sprawdzają się najlepiej

Wybór formy zależy od charakteru imprezy oraz celów, jakie chcesz osiągnąć. Do najczęściej stosowanych należą:

• fotoreportaż – zestaw dynamicznych, profesjonalnych zdjęć z przebiegu wydarzenia
• film relacyjny – kilkuminutowe podsumowanie w formie wideo
• teaser/event highlight – krótki klip do wykorzystania w social media
• zdjęcia pozowane i portretowe – przydatne do materiałów wewnętrznych
  

Warto dobrać formaty tak, by można je było wykorzystywać na różnych kanałach: od newslettera, przez LinkedIn, po wewnętrzną komunikację firmową.

Fotografia eventowa – co ją wyróżnia i komu ją zlecić

Fotograf eventowy nie tylko robi zdjęcia – on opowiada historię wydarzenia. Dobry specjalista potrafi uchwycić momenty, które budują emocje, dynamikę i charakter imprezy. Współpraca z doświadczonym fotografem, takim jak Bartek Grzegorczyk, gwarantuje:

• wysoką jakość zdjęć, gotowych do publikacji
• dyskrecję i elastyczność w trakcie wydarzenia
• znajomość rytmu imprez firmowych i sposobu pracy z uczestnikami
  

Warto zadbać, aby fotograf był obecny nie tylko podczas wystąpień czy wręczeń nagród, ale również w momentach nieformalnych – to właśnie tam rodzą się autentyczne emocje.

Film z imprezy firmowej – relacja, klip, teaser

Wideo pozwala oddać klimat wydarzenia znacznie pełniej niż zdjęcia. Krótkie, dynamiczne relacje filmowe doskonale sprawdzają się w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej. W zależności od potrzeb, można zlecić:

• pełny film z narracją i podkładem muzycznym
• klip teaserowy na social media
• backstage video z przygotowań
  

Coraz popularniejsze są także relacje w formacie pionowym (9:16), przygotowane z myślą o Instagramie i TikToku.

5. Nowoczesne formaty – fotobudka, relacja live, drony

Wydarzenia firmowe zyskują dodatkowy wymiar dzięki nowoczesnym narzędziom:

• fotobudka lub ścianka zdjęciowa – angażuje uczestników i generuje atrakcyjny content
• transmisja na żywo – idealna na konferencje i gale z udziałem zdalnych uczestników
• nagrania z drona – doskonałe do pokazania skali eventu i ujęć z lotu ptaka
  

Te rozwiązania nie tylko uatrakcyjniają dokumentację, ale też zwiększają zasięg i zaangażowanie odbiorców online.

Jak przygotować wydarzenie pod kątem dokumentacji

Aby materiały były wartościowe i różnorodne, warto zadbać o kilka elementów już na etapie planowania:

• dobra komunikacja z fotografem/operatorami – brief, harmonogram, cele
• przemyślana scenografia i oświetlenie
• przestrzeń do zdjęć grupowych i portretów
• identyfikacja wizualna firmy widoczna w tle (np. logo, roll-upy)
  

Warto również wskazać osoby odpowiedzialne za współpracę z zespołem dokumentującym wydarzenie.

Publikacja i wykorzystanie materiałów po imprezie

Zgromadzone zdjęcia i nagrania nie powinny zalegać na dysku. Przemyślana dystrybucja materiałów może realnie wpłynąć na postrzeganie firmy. Sprawdzone sposoby:

• galerie zdjęć w intranecie lub newsletterze dla pracowników
• posty i relacje w mediach społecznościowych
• publikacje na stronie internetowej firmy
• wykorzystanie w prezentacjach i ofertach handlowych
  

Nie zapomnij o uzyskaniu zgód wizerunkowych, zwłaszcza jeśli planujesz wykorzystanie zdjęć do celów marketingowych.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o dokumentację wydarzeń firmowych

Czy warto zatrudnić profesjonalnego fotografa, jeśli mamy telefon z dobrym aparatem?
Tak – profesjonalny fotograf gwarantuje jakość, konsekwencję stylistyczną i umiejętność pracy w zmiennym świetle i dynamicznych warunkach.

Ile zdjęć powinna zawierać relacja z imprezy firmowej?
Zależy od czasu trwania i skali wydarzenia. Standardowo – od 50 do 150 zdjęć gotowych do publikacji.

Czy film z imprezy można zrealizować tego samego dnia?
Tak – tzw. „same day edit” to opcja, w której gotowy klip jest prezentowany już podczas imprezy. Wymaga jednak odpowiedniego przygotowania.

Jak długo przechowywać materiały z wydarzeń firmowych?
Warto archiwizować je przynajmniej przez kilka lat – mogą być przydatne przy tworzeniu podsumowań rocznych, materiałów promocyjnych czy podczas onboardingu.

Czy publikacja zdjęć z imprezy wymaga zgody uczestników?
Tak – w większości przypadków, zwłaszcza jeśli zdjęcia są wykorzystywane w celach promocyjnych. Warto zabezpieczyć się poprzez ogólne zgody podpisywane przy wejściu lub w regulaminie wydarzenia.

Artykuł sponsorowany